Saber como aprimorar entregas com cadastro de fornecedores é uma ótima estratégia que ajuda a melhorar a logística da sua empresa, impactando diretamente no relacionamento com os clientes finais e, consequentemente, na imagem da marca e no potencial de faturamento.
Esse resultado é possível porque, um cadastro de fornecedores bem estruturado, com informações claras, objetivas e atualizadas, faz toda a diferença na hora de identificar o melhor parceiro para atender o seu negócio.
Com isso, você e seu time de compras conseguem realizar mais rapidamente atividades como cotação de preços, controle, monitoramento, qualificação, homologação de fornecedores, entre outras relacionadas.
Inclusive, essa é uma ferramenta de gestão de fornecedores que pode ser usada em diversos momentos do ciclo produtivo da empresa, contribuindo para a obtenção de mais e melhores resultados em curto, médio e longo prazo.
Por motivos como esses é que é tão importante saber como aprimorar entregas com cadastro de fornecedores.
Não tem ideia de como fazer isso? Sem problemas! Siga a leitura deste artigo e confira cinco dicas incríveis agora mesmo!
O que é e qual a importância do cadastro de fornecedores?
O cadastro de fornecedores pode ser definido como uma espécie de arquivo ou catálogo, no qual são registradas e centralizadas todas as informações que foram coletadas sobre a empresa fornecedora, podendo ir das mais básicas como dados de contato, até as mais complexas, como condição financeira e certificações.
Cada companhia tem total liberdade para definir os campos que constarão nesse cadastro. O mais importante é que esse controle seja formado por dados que realmente ajudem na dinâmica do negócio e no aprimoramento da gestão de fornecedores.
Por isso, na hora de estruturar o cadastro de fornecedores do seu negócio, pense em quais informações são essenciais para sua rotina e quais ajudarão a escolher o melhor parceiro para compor sua supply chain.
Nesse processo, tenha em mente que essa ferramenta de gestão, quando bem construída, gera inúmeras vantagens. Entre as que mais se destacam estão:
- diminuição do tempo necessário para encontrar bons fornecedores para atender sua empresa;
- melhor controle de dados, informações e documentos das empresas fornecedoras;
- identificação mais rápida de boas oportunidades comerciais (formação de parcerias);
- facilidade para encontrar o melhor custo-benefício na hora de definir qual fornecedor contratar.
Como montar um cadastro de fornecedores eficiente?
Porém, não há como aprimorar entregas com o cadastro de fornecedores sem antes saber como montar essa ferramenta corretamente, concorda?
Por esse motivo, o primeiro passo desse processo é descobrir como fazer um cadastro de fornecedores. Para isso, as práticas mais indicadas, que você pode seguir, são:
- determine quais dados farão parte do catálogo da sua empresa: para isso, considere seu modelo de negócio, rotina administrativa, e quais informações são primordiais para facilitar o dia a dia do time de compras e procurement;
- centralize os dados: preferencialmente em um software de gestão de fornecedores de fácil utilização, com outras funcionalidades que contribuam para esse gerenciamento, e que atenda às diretrizes da LGDP, Lei Geral de Proteção de Dados;
- crie filtro para separar os fornecedores por produto ou serviço oferecido: isso facilitará a busca pela empresa fornecedora ideal para atender a sua;
- inclua campos específicos com preços, condições de pagamento, prazos, certificados e outros: visto que essas informações também facilitam a pesquisa pela empresa fornecedora mais qualificada e que oferece o melhor custo-benefício;
- mantenha o cadastro sempre atualizado: pois isso otimiza tempo, aumenta a produtividade dos profissionais de compras e procurement, e também aprimora o relacionamento com fornecedores, evitando solicitar informações que já foram passadas, por exemplo.
Afinal, como aprimorar entregas com cadastro de fornecedores?
Agora, sim. Com tudo isso em mente, fica bem mais fácil entender como aprimorar entregas com cadastro de fornecedores. Para isso, nossas dicas são:
- use um modelo de cadastro padronizado;
- permita a inclusão de novos dados e informações;
- mantenha os cadastros em um único ambiente;
- crie filtros que facilitem as pesquisas;
- utilize softwares alinhados com as necessidades da sua empresa.
1. Use um modelo de cadastro padronizado
Cadastros de fornecedores padronizados ajudam no dia a dia dos profissionais e evitam que algum dado importante deixe de ser informado.
Na hora de montar o que será utilizado na sua empresa, pense em uma estrutura fluida, contínua e crescente. Para isso, você pode:
- iniciar pelos dados mais básicos, como razão social, nome fantasia, CNPJ e endereço e telefone de contato;
- seguir para as informações adicionais, tais como preço e condição de pagamento;
- chegando aos pontos mais específicos, como certificações e outros diferenciais.
2. Permita a inclusão de novos dados e informações
Por mais que a padronização seja importante, um cadastro flexível também é fundamental. Isso porque o mercado muda constantemente, e ter campos disponíveis para anotar informações extras, que podem ajudar nas tomadas de decisão, fazem toda a diferença.
3. Mantenha os cadastros em um único ambiente
Outra dica de como aprimorar entregas com cadastro de fornecedores é mantê-los em um mesmo ambiente. A ideia é que qualquer profissional relacionado à gestão de fornecedores, que tenha permissão para ver essas informações, consiga facilmente acessá-las. Por isso, deve-se evitar cadastros centralizados em computadores.
Outro motivo pelo qual essa prática não é indicada, é que ela aumenta as chances de perda de informações — a exemplo do que pode acontecer caso o equipamento tenha algum problema técnico.
Dessa forma, o ideal é manter o cadastro de fornecedores em um único sistema, preferencialmente com armazenamento na nuvem, e que possa ser acessado de diferentes dispositivos.
4. Crie filtros que facilitem as pesquisas
Anteriormente, falamos sobre criar filtros para separar os fornecedores por produtos ou serviços oferecidos, se lembra? A ampliação dessa funcionalidade é outra ótima dica de como aprimorar entregas com cadastro de fornecedores.
Isto é, na prática, você pode usar esses filtros em outros critérios que ajudarão a otimizar a busca pelos fornecedores ideais, tais como:
- ramo de atuação;
- localização;
- certificações;
- preços;
- prazos de entrega;
- condições de pagamento;
- histórico de atendimento;
- entre outros.
5. Utilize softwares alinhados com as necessidades da sua empresa
E fechamos nossa lista de dicas sobre como aprimorar entregas com cadastro de fornecedores destacando a importância de usar softwares alinhados com as necessidades da sua empresa.
Os sistemas de gerenciamento ajudam a manter os cadastros atualizados, centralizar os dados em um único ambiente, armazená-los na nuvem, categorizar as informações, e muito mais.
O melhor software de gestão de fornecedores que você pode utilizar é aquele que atende a esses critérios e que vai ao encontro do que seu negócio precisa para otimizar o dia a dia.
Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores analisem e homologuem fornecedores com apenas alguns cliques!
